Sie sollten unter Verschluss gehalten werden, in einem sicheren Lagerraum tief im Europol-Hauptquartier in Den Haag.
Doch im vergangenen Sommer verschwand eine Reihe hochsensibler Dateien mit persönlichen Daten hochrangiger Strafverfolgungsbeamter.
Seitdem steckt Europas Strafverfolgungsbehörde in einem Krimi-Krimi fest.
Laut einer internen Mitteilung der Agentur, die POLITICO eingesehen hat, und Gesprächen mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern sind die gedruckten Personalakten der Exekutivdirektorin von Europol, Catherine De Bolle, und anderer hochrangiger Beamter irgendwann vor September durchgesickert.
„Am 6. September 2023 wurde die Europol-Direktion darüber informiert, dass persönliche Papierakten mehrerer Europol-Mitarbeiter verschwunden waren“, heißt es in der Mitteilung. Als die Beamten alle Unterlagen der Behörde überprüften, entdeckten sie „zusätzliche fehlende Dateien“, hieß es weiter.
Der Vorfall sorgte für Gesprächsstoff bei der in Den Haag ansässigen Behörde. Die Mitarbeiter tauschten Notizen darüber aus, wie die Akten verloren gingen – und versuchten vor allem herauszufinden, wie Europas zentrale Strafverfolgungsbehörde in solch ein Schlamassel geraten ist.
„Angesichts der Rolle von Europol als Strafverfolgungsbehörde stellt das Verschwinden persönlicher Dateien von Mitarbeitern einen schwerwiegenden Vorfall in Bezug auf die Sicherheit und den Schutz personenbezogener Daten dar“, heißt es in der Mitteilung, die auf dem internen Message-Board-System veröffentlicht wurde und auf den 18. September datiert ist.
Europol ist eine der größten Agenturen der Europäischen Union. Es koordiniert große internationale Ermittlungen und Einsätze mit nationalen Polizeibehörden und Partnern wie Interpol und dem FBI der Vereinigten Staaten.
POLITICO sprach mit vier aktuellen und ehemaligen Beamten von Europol, die Kenntnis von dem Vorfall hatten. Einige der verlorenen Akten seien wieder aufgetaucht, als ein Bürger sie verlassen an einem öffentlichen Ort in Den Haag gefunden und zu einer örtlichen Polizeistation gebracht habe, sagten die vier Beamten.
Es sei nicht sofort klar, wie lange sie vermisst worden seien und auch nicht, warum sie aus der Anstalt entführt worden seien, sagten sie.
Auf Fragen von POLITICO antwortete der Sprecher der Den Haager Polizei, Steven van Santen: „Die Haager Polizei war in einige Details im Zusammenhang mit einer laufenden internen Europol-Untersuchung verwickelt.“
Bei den Personalakten handele es sich um die von Europols Exekutivdirektor De Bolle und drei ihrer stellvertretenden Direktoren, Jürgen Ebner, Andrei Lințǎ und Jean-Philippe Lecouffe, sagten drei der vier Beamten.
Personalakten können Informationen über die Stellenbewerbung des Beamten, relevante Schulungen, Geburtsdaten, Heiratsstand, Angehörige, aktuelle Adresse und andere regelmäßig von der Personalabteilung gespeicherte Informationen enthalten, sagte einer der Beamten.
Nach dem Vorfall wurde der Leiter der Personalabteilung der Agentur, Massimiliano Bettin, in Verwaltungsurlaub genommen, sagten die vier Beamten.
In der internen Notiz von Europol heißt es: „Vor diesem Hintergrund hat der Leiter der Personalabteilung [Bettin] bis auf Weiteres nicht zur Verfügung stehen“ und „Der Leiter der Verwaltungsabteilung stellt die Geschäftskontinuität für die Leitung der Personaleinheit sicher.“
Eine von POLITICO an Bettins Europol-E-Mail-Adresse gesendete E-Mail erhielt eine automatische Antwort mit der Aufschrift „Vielen Dank für Ihre Nachricht, ich bin nicht erreichbar. Ich habe keinen Zugriff auf meine E-Mails.“ Auf Bettins LinkedIn-Seite hieß es, er bewerbe sich „aktiv“ um eine neue Stelle.
In einer Erklärung gegenüber POLITICO sagte Bettin, er könne sich zu dem Fall nicht äußern.
Die sensiblen gedruckten Personalakten von Europol werden in einem Safe in einem Raum aufbewahrt, der nur eingeschränktem Personal vorbehalten ist. Nur sehr wenige Menschen kennen den Code des Safes, sagte einer der Beamten, die direkte Kenntnis von dem Vorgang hatten. Es ist unklar, wie die Akten aufgenommen wurden.
Bettin, der als Obermarschall der italienischen Polizeikräfte diente, war seit 2016 Personalleiter bei Europol. Die Agentur hat insgesamt mehr als 1.400 Mitarbeiter.
Eine Theorie besagt, dass die Akten im Zusammenhang mit internen Konflikten innerhalb der Behörde genutzt worden sein könnten, um Bettin zu schaden, so die Beamten.
Der Europäische Datenschutzbeauftragte (EDSB) sei ebenfalls über den Vorfall informiert worden, ebenso wie die Mitarbeiter, deren Dateien betroffen seien, heißt es in der internen Mitteilung.
In einer Erklärung gegenüber POLITICO sagte der EDSB, er könne sich „zum jetzigen Zeitpunkt nicht zu laufenden Fällen“ äußern.
Die Pressestelle von Europol lehnte eine Stellungnahme zu den Fragen von POLITICO mit der Begründung ab, sie sei „nicht in der Lage, zu internen Angelegenheiten Stellung zu nehmen“.