Die Sommerferienzeit ist in vollem Gange – es ist also Zeit, Ihre Abwesenheitsnachrichten bereitzuhalten.
Vor diesem Hintergrund hat die LinkedIn-Karriereexpertin Charlotte Davies einige einfache Verhaltensregeln verraten – Tipps dazu, was man sagen sollte und, was ebenso wichtig ist, was man nicht sagen sollte.
Die Befolgung ihres nachstehenden Ratschlags trägt dazu bei, die Beziehungen zu Kontakten und Kollegen bei guter Gesundheit zu halten.
Charlotte sagt: „Um sicherzustellen, dass Sie vollständig abschalten können, lohnt es sich, nach dem Schreiben Ihrer Übergabe noch etwas über Ihre Abwesenheitsnachricht nachzudenken, damit sie für alle, die sich mit uns in Verbindung setzen, so hilfreich wie möglich ist.“
„Mein Rat wäre, nicht mit zu vielen Informationen zu überladen, die Hilfe eines Kollegen nicht anzubieten, ohne sie vorher durchzugehen, und immer auf Tippfehler zu prüfen.“ Lesen Sie weiter für mehr …
Seien Sie bei den Daten genau
Die Sommerferienzeit ist in vollem Gange – es ist also Zeit, Ihre Abwesenheitsnachrichten bereitzuhalten
Charlotte sagt: „Geben Sie immer einen klaren Zeitraum für Ihren Urlaub an.“
„Ihre Kollegen, Vorgesetzten und alle Personen außerhalb Ihres Unternehmens werden wissen wollen, wann sie von Ihnen hören.“ Klarheit über die Termine, an denen Sie nicht erreichbar sind, hilft ihnen bei der Entscheidung, auf Ihre Antwort zu warten oder, in dringenderen Fällen, mit einem Ihrer Kollegen Kontakt aufzunehmen, um schneller voranzukommen.“
Nicht: Ich bin im Urlaub und melde mich nach meiner Rückkehr bei Ihnen.
Tun: Ich bin von Donnerstag, 10., bis Donnerstag, 17. August, im Urlaub. Ich werde Ihnen nach meiner Rückkehr so schnell wie möglich antworten.
Bleiben Sie professionell
Charlotte sagt: „Die Zunahme von Hybrid- und Remote-Arbeiten hat dazu geführt, dass Instant-Messaging-Apps die informelle Sprache normalisiert haben, aber das sollte sich nicht unbedingt auf Ihre Abwesenheit im Büro erstrecken.“
„Denken Sie daran, dass potenzielle Kunden oder Führungskräfte aus Ihrem Unternehmen möglicherweise während Ihrer Abwesenheit mit Ihnen Kontakt aufnehmen. Daher ist es am besten, Ihre Sprache professionell zu halten.“
„Während es nichts Schlimmes gibt, Ihre Botschaft zu personalisieren, kann das Einfügen eines Witzes nach hinten losgehen und nicht unbedingt Ihren Chef beeindrucken, ganz zu schweigen von Lieferanten oder potenziellen Kunden.“
Nicht: Ich liege am Strand und kümmere mich nicht um deine E-Mail. Möglicherweise melde ich mich bei Ihnen, wenn ich wieder an meinem Schreibtisch sitze, oder auch nicht.
Tun: Danke für Ihre E-Mail. Ich bin vom 10. bis 17. August im Urlaub. Wenn Sie bis dahin eine Antwort benötigen, wenden Sie sich bitte an meine Kollegen, die Sie unter den unten angegebenen Kontaktdaten erreichen können.
Sagen Sie, an wen Projekte übergeben wurden
Charlotte sagt: „Die Zunahme von Hybrid- und Fernarbeit hat dazu geführt, dass Instant-Messaging-Apps die informelle Sprache normalisiert haben, aber das sollte sich nicht unbedingt auf Ihre Abwesenheit im Büro erstrecken.“
Charlotte sagt: „Wenn Sie ein Projekt mittendrin verlassen, um in den Urlaub zu fahren, sollten Sie darüber nachdenken, die relevanten Kontakte aufzulisten, die während Ihrer Abwesenheit weitermachen, natürlich mit deren Erlaubnis.“
„Projekte laufen Gefahr, sich zu verzögern, wenn die Leute bei Bedarf nicht in die richtige Richtung weisen.“ Stellen Sie immer sicher, dass die Daten aller wichtigen Kollegen aufgeführt sind und dass Sie ihnen die Aufgaben und relevanten Details übergeben haben, damit sie weiterarbeiten können und Sie bei Ihrer Rückkehr nicht mit einem Aufgabenstau zurückbleiben.“
Sie müssen Ihre Mobiltelefonnummer nicht in einer Abwesenheitsnachricht angeben, um zu zeigen, dass Sie sich für Ihren Job einsetzen
LinkedIn-Karriereexpertin Charlotte Davies
Nicht: Ich bin weg und andere Kollegen arbeiten in meiner Abwesenheit an diesem Projekt.
Tun: Danke für Ihre E-Mail. Ich bin vom 10. August bis zum 17. August im Urlaub. Wenn sich Ihre E-Mail auf den Verkauf bezieht, senden Sie bitte eine E-Mail an meinen Kollegen Dave, der unter der unten angegebenen Nummer und E-Mail-Adresse erreichbar ist. Andernfalls werde ich bei meiner Rückkehr antworten.
Keine Mobiltelefone erlaubt
Charlotte sagt: „Sobald die Projekte ordnungsgemäß übergeben wurden, denken Sie an den Urlaub und konzentrieren Sie sich auf Dinge außerhalb der Arbeit.“ Für Ihre geistige Gesundheit ist es wichtig, Pausen einzulegen und sich von Ihrem Job zurückzuziehen – Sie werden mit einer neuen Perspektive und neuer Energie zurückkommen, also haben Sie kein schlechtes Gewissen.
„Sie müssen Ihre Mobiltelefonnummer nicht in einer Abwesenheitsnachricht angeben, um zu zeigen, dass Sie sich für Ihren Job einsetzen.“ Stellen Sie sicher, dass Sie im Voraus mit allen Ihren Kollegen sprechen und persönliche Übergaben mit Schlüsselpersonen vereinbaren, bevor Sie sich abmelden. Sie müssen dann während Ihrer Abwesenheit keine Nachrichten erhalten oder angerufen werden.’
Nicht: Wenn Sie mich während meines Urlaubs erreichen möchten, lautet meine Nummer…
Tun: Wenn Sie einen meiner Kollegen erreichen müssen, sehen Sie sich bitte die Kontaktdaten unten an, andernfalls werde ich nach meiner Rückkehr antworten.
Bleiben Sie bei einer automatischen Antwort
Charlotte sagt: „Bei den meisten E-Mail-Anbietern können Sie auswählen, wie viele automatische Antworten und Abwesenheitsnachrichten mit jeder Person geteilt werden.“
„Der beste Ansatz besteht darin, eine Nachricht zu senden, wenn Ihnen jemand innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens eine E-Mail gesendet hat, und dann keine weiteren automatischen Antworten zu senden, wenn jemand erneut eine E-Mail sendet, um ein Überladen der Posteingänge zu vermeiden.“
„Wenn Sie alle diese Tipps befolgen, sollten Sie in der Lage sein, sich zu entspannen und Ihre Pause zu genießen, ohne nach dem Urlaub in Panik an die Arbeit zurückzukehren oder sich Sorgen zu machen, dass Ihr OOO-Witz ins Wanken geraten ist.“
LinkedIn bietet kostenlose Kurse an, die weitere Ratschläge und Unterstützung bieten, wie z Grundlagen der Kommunikationund auf der Plattform gibt es Tipps von anderen LinkedIn-Mitgliedern.