Der am Donnerstag (6. Juli) veröffentlichte Bericht des Europäischen Rechnungshofs (ECA) zur Digitalisierung der EU-Fonds beschrieb die aktuelle Landschaft der Systeme, die die Europäische Kommission zur Verwaltung von Fonds und geplanten Entwicklungen nutzt.
Die Bewertung konzentriert sich auf die verschiedenen IT-Systeme, die für die Verwaltung von EU-Mitteln verwendet werden, und auf die voraussichtlichen Änderungen. Ziel ist es, dass öffentliche Verwaltungen mithilfe von Technologie ihre Dienstleistungen effizienter erbringen können.
Die Überprüfung basiert auf dem Zeitraum zwischen Januar 2014 und Dezember 2022.
Im Jahr 2018 stellte die Kommission ihre Digitalstrategie vor, die darauf abzielte, die Kommission bis 2022 „wirklich digital“ zu machen. Im Jahr 2022 wurde eine neue Digitalstrategie eingeführt, die den Schwerpunkt auf die Stärkung der Cybersicherheit, den Einsatz neuer Technologien wie künstlicher Intelligenz und die Verbesserung der Interoperabilität legt. Diese sollen bis Ende 2024 erreicht werden.
Wie es in dem Bericht heißt, möchte die Kommission „die große Anzahl lokaler Systeme, die sie intern nutzt, reduzieren und ihre Geschäftsprozesse weiter rationalisieren“.
In der Überprüfung wird betont, dass eine „wirklich digitale Kommission“ noch in Arbeit ist und dass die größte Herausforderung darin besteht, die Interoperabilität „durch die Angleichung verschiedener IT-Systeme und Datenbanken“ zu verbessern.
EU-Mittelverwaltungssysteme
Die Prüfer stellten fest, dass das bekannteste IT-System ABAC ist, das hauptsächlich intern entwickelt wurde und für die zentrale Haushaltsführung verwendet wurde. ABAC stellt Schnittstellen zu etwa 80 lokalen Systemen her und tauscht Informationen mit ihnen aus, wird jedoch durch SUMMA ersetzt, das „Standard“-Finanzverwaltungssystem der Kommission.
ABAC wird immer noch verwendet, ist jedoch „extrem komplex geworden, kostspielig in der Wartung und nicht mehr in der Lage, den künftigen Bedarf der Kommission zu decken“, heißt es im Prüfbericht. Der Ersatz durch SUMMA birgt jedoch auch Herausforderungen: Das neue System verfügt über weniger individuell entwickelte Systeme als ABAC, und aufgrund der großen Datenmenge wird es schwierig sein, Transaktionen aus dem alten System zu migrieren.
Derzeit sind mehrere andere Systeme auf EU-Ebene im Einsatz, etwa das Irreguläritätsmanagementsystem (IMS), das Früherkennungs- und Ausschlusssystem (EDES) und Arachne, ein Data-Mining- und Risikobewertungstool – neben nationalen Datenbanken beispielsweise Unternehmens- und Steuerregister, Register der letztendlichen wirtschaftlichen Eigentümer, öffentliche Beschaffungsplattformen und die für die Ausführung des EU-Haushalts zuständigen Stellen.
Die vielen unterschiedlichen Systeme machen es zudem unmöglich, groß angelegte Tests durchzuführen.
Zahlungsaufforderungen
Es gibt ein separates System namens FENIX, das sich der Entgegennahme von Informationen zu Zahlungsanträgen von Mitgliedstaaten, zugrunde liegenden Nachweisen zur Erfüllung von Meilensteinen und Zielvorgaben sowie anderen Belegdokumenten, beispielsweise Managementerklärungen oder Zusammenfassungen von Prüfungen, widmet.
FENIX arbeitet in Verbindung mit anderen Systemen wie dem Advanced Records System (ARES), einem Unternehmenstool für die Verwaltung, bei dem alle Informationen von FENIX automatisch registriert werden oder, wenn Dokumente nicht auf FENIX hochgeladen werden, manuell bei ARES registriert werden.
Die Kommission erledigt jedoch die gesamte Arbeit, die zur Entscheidung über Zahlungen außerhalb von FENIX führt.
Zuschüsse und andere Systeme
Für die Gewährung von Zuschüssen nutzt die Kommission außerdem ein automatisiertes IT-System namens eGrants, das aus mehreren IT-Tools besteht. Bis Januar 2022 hatte die Kommission fast 90 % ihrer direkten Zuschüsse über eGrants verwaltet und geht davon aus, dass das System 98 % aller künftigen Programme abdecken wird, die direkte Zuschüsse nutzen. Dies ist voraussichtlich nach der Aufnahme der sieben neuen Förderprogramme, die derzeit geprüft werden, der Fall.
Während die automatisierten Funktionen von eGrants den Bedarf an manuellen Eingriffen verringern, werden dennoch einige manuelle Prüfungen durchgeführt, wie z. B. die Ausschreibungskriterien oder die „Grundlagen eines Projektvorschlags“.
Zulässigkeit und Förderfähigkeit“. Auch die finanzielle Leistungsfähigkeit und der rechtliche Status der Teilnehmer werden manuell überprüft. All dies wird dann in eGrants eingegeben. Sollte es zu Förderkürzungen kommen, müssen diese ebenfalls manuell berechnet und anschließend in einen Auszahlungsrechner eingegeben werden.
Eine Plattform zur Veröffentlichung aller Finanzierungs- und Ausschreibungsmöglichkeiten von EU-Institutionen und -Einrichtungen, genannt „Single Electronic Data Interchange Area“ oder SEDIA, interagiert mit eGrants zur Verwaltung von Zuschüssen und der eProcurement-Suite.
eGrants ist außerdem in AUDEX integriert, ein Audit-Management- und Datenspeichertool, das die Kommission und ihre Audit-Auftragnehmer zur Verwaltung externer Audits nutzen.
Alle zuschussbezogenen Dokumente werden über SEDIA gesendet, beispielsweise Vorschläge und Berichte über zu erbringende Leistungen und Meilensteine.
Weitere Systeme sind beispielsweise der Pillar Assessment Automated Workflow zur internen Überwachung des Säulenbewertungsprozesses oder das Tenders Electronic Daily (TED), über das Ausschreibungen automatisch ausgeschrieben werden.
Transparenz
Die Transparenz von Auftragnehmern und Empfängern von EU-Ausgaben beruht auf mehreren Datenbanken und Portalen. Der Verwaltungsmodus, die Richtlinie und die Art und Weise der Offenlegung von Informationen variieren.
Wenn die Kommission über eine direkte Verwaltung verfügt, ist sie bei den anderen Verwaltungsarten stärker zentralisiert und fragmentierter. Auch die IT-Instrumente zur Verbesserung des Schutzes des EU-Haushalts werden ungleichmäßig eingesetzt.
Auch in diesem Bereich sprach sich die Kommission in ihrem Vorschlag für eine Neufassung der EU-Haushaltsordnung für 2022 für eine stärkere Harmonisierung aus. Dennoch ging es „nicht weit genug“, wie die ECA in ihrer Stellungnahme vom vergangenen Juni anmerkte.
[Edited by Luca Bertuzzi/Nathalie Weatherald]
