Laut einem neuen Bericht der internen Rechnungsprüfer des Blocks stehen EU-Diplomaten, die in Brüssel und im Ausland arbeiten, vor Personalproblemen, erhalten nicht genügend Anleitung vom Hauptquartier und haben aufgrund langsamer und undurchsichtiger Computersysteme Probleme mit dem Informations- und Informationsaustausch.
Während der diplomatische Dienst der EU „effizient“ mit den verschiedenen Institutionen zusammenarbeitet, muss er die Delegationen der Union im Ausland besser unterstützen, heißt es in dem am Dienstag (30. Januar) veröffentlichten Bericht des Europäischen Rechnungshofs (ECA).
EU-Prüfer beurteilten, ob die Koordinierungsfunktion des Dienstes zwischen September 2021 und März 2023 intern am Hauptsitz in Brüssel, bei EU-Delegationen auf der ganzen Welt sowie bei der Europäischen Kommission und dem Rat wirksam war.
In einer Umfrage unter EU-Botschaftern betonten mehrere das Personalmangelproblem, insbesondere in ihren politischen Abteilungen, einige berichteten jedoch auch von Ungleichgewichten.
Etwa 60 % der Befragten waren der Meinung, dass die Personalressourcen des EAD nicht dem Umfang der den Delegationen übertragenen Aufgaben angemessen seien.
Bei Mitarbeitern der Europäischen Kommission, die in Auslandsvertretungen entsandt werden, liegt der Anteil mit 30 % niedriger.
„Wir empfehlen nicht, dass der Dienst insgesamt unterbesetzt ist, sondern dass sie überprüfen, wo die Ressourcen zugewiesen werden“, sagte ein EU-Prüfer, der an der Akte arbeitete, gegenüber Euractiv.
„Wir empfehlen, die Personalausstattung bei Bedarf an politische Prioritäten anzupassen“, fügten sie hinzu.
Im Jahr 2022 betrug die EU-Finanzierung für den diplomatischen Dienst der EU – zu dem sein Hauptquartier, Delegationen im Ausland und etwa 8100 Mitarbeiter gehören – über 1 Milliarde Euro.
EU-Beamte haben Bedenken geäußert, dass der Dienst aufgrund von Budgetbeschränkungen mit einer Kürzung der Ressourcen für den aktuellen Haushaltszyklus konfrontiert sein könnte.
Nicht genug Feedback
Gleichzeitig stellten EU-Prüfer fest, dass die Delegationen von ihren Zentralen nicht genügend Rückmeldungen oder Anleitungen zur Planung und politischen Berichterstattung erhielten.
Dazu gehören mangelndes Feedback oder eine wahrgenommene Diskrepanz gegenüber der Brüsseler Zentrale hinsichtlich der jährlichen Planung sowie die Tatsache, dass einige EU-Botschafter keine Mandatsschreiben für ihr Mandat erhalten.
„Viele Delegationen hatten das Gefühl, dass sie eine Einbahnstraße seien, da sie zwar Informationen bereitstellten, aber kein Feedback erhielten“, sagte der EU-Prüfer der Akte gegenüber Euractiv.
Nur 35 % der Umfrageteilnehmer in den EU-Delegationen gaben an, dass die Brüsseler Zentrale ihnen „normalerweise“ nützliches Feedback zur politischen Berichterstattung geben würde, verglichen mit 52 %, die sagten, dass dies „manchmal“ der Fall sei, und 13 %, die sagten, dass dies „nie“ der Fall sei.
“Es ist [easy] Zu sagen, dass Ihre Botschafter nicht genügend Informationen liefern, wenn (…) kein Feedback erfolgt, führt zu Demotivation“, fügte der EU-Prüfer hinzu.
Beobachter weisen seit langem auf die Problematik hin, die aus der diplomatischen Dienststruktur der EU resultiert.
In einer seltenen öffentlichen Zurechtweisung tadelte EU-Chefdiplomat Josep Borrell vor zwei Jahren einen Raum voller Gesandter der Union, dass ihre Delegationen angesichts der vielen Krisen, mit denen die EU konfrontiert ist, rund um die Uhr wachsam sein müssten, aber oft „zu langsam“ seien, wenn es darum gehe, ihnen zu berichten Brüssel.
Seine Kommentare kamen dann zu einer Zeit zunehmender Kritik an der mangelnden Kommunikation zwischen Brüssel und seinen diplomatischen Vertretungen der EU auf der ganzen Welt.
In der Vergangenheit hatten mehrere EU-Delegationsdiplomaten gegenüber EURACTIV erklärt, sie seien auch frustriert darüber, wie die Heimatbasis in Brüssel mit ihren Berichten umgegangen sei und dabei oft nicht auf Länderexpertise Rücksicht genommen habe.
Langsame und schwerfällige IT-Systeme
Gleichzeitig warnten EU-Prüfer auch, dass die Diplomaten der Union aufgrund langsamer und undurchsichtiger Computersysteme Schwierigkeiten hätten, auf sensible oder geheime Informationen zuzugreifen oder diese weiterzugeben.
Dem diplomatischen Dienst der EU „mangelt es an Instrumenten für eine effektive Zusammenarbeit und Wissensmanagement“ und „IT-Mängel erschweren auch den Informationsaustausch“, heißt es in dem Bericht.
Knapp die Hälfte der befragten Beamten der 145 EU-Delegationen gaben an, dass es ihnen an brauchbaren IT-Tools mangele, um sensible Dokumente sicher mit anderen EU-Institutionen zu teilen.
„Wir stellten fest, dass das Informationsmanagement Schwächen aufwies und einige Bereiche nicht zweckmäßig waren“, sagte der EU-Prüfer.
„Aber um es ganz klar zu sagen: Wir sagen nicht, dass die Systeme undicht sind oder anfällig für Lecks sind, sondern dass die vorhandenen Sicherheitsmaßnahmen ihre Verwendung umständlich machen und daher das Risiko besteht, dass sie umgangen und nicht verwendet werden.“ sie fügten hinzu.
Der EAD hat alle Empfehlungen der Prüfer akzeptiert, die die Situation in drei Jahren überprüfen werden, um die Fortschritte zu messen.
[Edited by Alice Taylor]