Vor ein paar Jahren schien die Werbung für einen Softwaredienst namens Monday.com plötzlich überall online zu sein. Diese Allgegenwart war nicht billig. Eine SEC-Einreichung ergab, dass die Entwickler des Produkts allein im Jahr 2020 fast 130 Millionen Dollar für Werbung ausgegeben hatten, was etwa achtzig Prozent des Jahresumsatzes des Unternehmens ausmachte. Die daraus resultierende Blitzserie generierte mehr als siebenhundertzweiundzwanzig Millionen Aufrufe auf dem YouTube-Kanal von Monday.com – ein größeres Publikum als die vorangegangenen vier Super Bowls zusammen.
Diese übergroße Investition macht Sinn, wenn man die Veränderungen bedenkt, die auf dem Markt für Produktivitätssoftware stattgefunden haben. Monday.com behauptet, Wissensarbeitern dabei zu helfen, besser zusammenzuarbeiten: „Steigern Sie die Ausrichtung, Effizienz und Produktivität Ihres Teams, indem Sie jeden Arbeitsablauf an Ihre Bedürfnisse anpassen.“ Dieses Ziel mag in unserer heutigen Zeit auffälliger sozialer Apps und unheimlicher künstlicher Intelligenz trocken klingen, aber die Unterstützung von Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Arbeitsabläufe hat sich als überraschend lukrativ erwiesen. Trello, eine der ersten Erfolgsgeschichten dieser Kategorie, wurde 2011 als Nebenprojekt eines unabhängigen Softwareentwicklers gestartet. Im Jahr 2017 wurde es von Atlassian für 425 Millionen in bar und in Aktien gekauft. Ein weiterer Workflow-Management-Dienst namens Wrike wurde anschließend für 2,25 Milliarden US-Dollar verkauft. Monday.com wiederum nutzte das durch seine Werbeoffensive generierte Nutzerwachstum, um einen erfolgreichen Börsengang zu unterstützen, der dem Unternehmen einen Wert von über sieben Milliarden Dollar einbrachte.
Das Auffällige an dieser neuen Generation von Produktivitätssoftware ist nicht so sehr, was sie kann, sondern vielmehr, was sie nicht kann. Bis vor kurzem konzentrierten sich die meisten Geschäftsanwendungen auf die Bereitstellung schnellerer und leistungsfähigerer Versionen der Tools, die Wissensarbeiter bereits zur Erledigung ihrer täglichen Aufgaben verwendeten – elektronische Tabellenkalkulationen waren besser als Buchhaltungsbücher auf Papier, E-Mail ist besser als Faxgeräte. Die neuen Produktivitätsdienste hingegen können nicht zur direkten Ausführung von Arbeiten genutzt werden. Ihr Zweck besteht vielmehr darin, besser zu helfen organisieren diese Bemühungen. Mit Monday.com können Sie „Elemente“, die durch verschiedene Eigenschaften wie „Status“ oder „Prozentsatz abgeschlossen“ beschrieben werden, auf „Boards“ anordnen. Anschließend können Sie die von diesen Boards beschriebene Arbeit in verschiedenen nützlichen Formaten visualisieren. Trello bietet etwas Ähnliches und erfasst Elemente auf virtuellen Karten, die in verschiedene vertikale Stapel gezogen werden können. Ein Stapel kann die Aufgaben enthalten, die ein Team noch erledigen muss, während ein anderer die bereits erledigten Aufgaben enthält.
Um die Bedeutung dieser Verlagerung von der Arbeit zum Workflow zu verstehen, ist es hilfreich, zwei konkurrierende Philosophien darüber zu verstehen, wie sich Technologie auf die Produktivität auswirkt. Die erste argumentiert, dass Technologie die Produktivität steigert, indem sie die Werkzeuge, mit denen wir arbeiten – das Wasserrad, den Elektromotor usw. – direkt verbessert. Eine weniger diskutierte, aber ebenso wichtige Philosophie erweitert die Definition von Technologie auf die allgemeineren Systeme, nach denen die Arbeit organisiert wird. Es wird argumentiert, dass einige der größten Produktivitätsdurchbrüche nicht durch bessere Tools, sondern durch intelligentere Möglichkeiten zur Organisation dessen, was Sie bereits tun, erzielt werden. Ein klassisches Beispiel ist Henry Fords Fließbandmontage, die in seiner Automobilfabrik in Highland Park, Michigan, entwickelt wurde. Das Fließband war ein Produktivitätswunder und reduzierte die Arbeitsstunden, die für die Produktion eines Modells T erforderlich waren, um fast das Zehnfache. Seine Wirksamkeit hatte jedoch weniger mit genialen neuen Erfindungen zu tun als vielmehr mit einer genialen neuen Erkenntnis darüber, wie der Herstellungsprozess neu geordnet werden konnte: das Auto zum Arbeiter zu bringen und nicht der Arbeiter zum Auto. „Seien Sie bereit, jedes System zu überarbeiten, jede Methode zu verwerfen, jede Theorie aufzugeben, wenn der Erfolg der Aufgabe es erfordert“, erklärte Ford.
Die Verlagerung des Schwerpunkts im Bereich Unternehmenssoftware von Tools hin zu prozessbasierter Produktivität lässt sich zum Teil mit der Erkenntnis erklären, dass die bestehende Strategie, Anwendungen immer leistungsfähiger zu machen, uns nicht mehr in unserer Arbeit verbessert. In den letzten etwa zwei Jahrzehnten – einer Zeit rasanter technologischer Innovationen, die Laptops, Smartphones, allgegenwärtiges Cloud Computing und Google hervorbrachte – erlitt das amerikanische Produktivitätswachstum eine nachhaltige Verlangsamung. Wir haben Zugang zu einer Armada leistungsstarker Arbeitsgeräte erhalten, und doch schaffen wir nicht viel mehr.
Für dieses Paradoxon gibt es viele Erklärungen, darunter insbesondere die Theorie, dass diese Werkzeuge neue Fähigkeiten durch neue Ablenkungen ausgleichen. (E-Mail ist schneller als ein Faxgerät, aber ihre Verbreitung hat auch eine Welt geschaffen, in der wir am Ende ständig unsere Posteingänge überprüfen.) Unabhängig von konkreten Ursachen ist klar, dass die neue Technologie generell keine Ergebnisse liefert am Arbeitsplatz stellt für Softwareentwickler ein Problem dar. Wenn Arbeitgeber nicht mehr glauben, dass diese Produkte die Produktivität ihrer Mitarbeiter deutlich steigern, zahlen sie nicht mehr den höchsten Preis, um mit den neuesten Versionen Schritt zu halten. In den 1990er Jahren machte Microsoft ein Vermögen mit Unternehmen, die bereit waren, in teure Einzelversionen ihrer umfangreich ausgestatteten Office-Produktivitätssoftware zu investieren. Heutzutage könnten sich dieselben Unternehmen, die vom produktiven Potenzial solcher Tools weniger begeistert sind, stattdessen mit günstigeren Online-Varianten zufrieden geben. Warum zweihundertneunundvierzig Dollar für eine einzelne Kopie von Microsoft Office 2021 ausgeben, wenn Geschäftsabonnements für die webbasierten Arbeitsplatz-Tools von Google bei sechs Dollar pro Benutzer beginnen? (Vielleicht als Reaktion auf diesen Druck bietet Microsoft jetzt eine kostenlose webbasierte Version seiner einst gepriesenen Office-Software an.)
In diesem Zusammenhang erscheint die Umstellung der Unternehmenssoftware auf Prozessproduktivität als sinnvolle Strategie. Es präsentiert einen neuen und spannenden Pitch für den professionellen Markt – „Es kommt nicht auf die Werkzeuge an, sondern auf den Prozess!“ – und neue und spannende Pitches sind oft besser in der Lage, erhebliche Investitionen anzuziehen. Wenn also Microsoft Word das Wasserrad wäre, könnte Monday.com vielleicht das Fließband sein. Diese Entwicklung sollte als gute Nachricht aufgenommen werden. Die prozessorientierte Philosophie der Produktivität fehlte in der Welt der Büroarbeit weitgehend. Während sich andere Wirtschaftszweige schon lange sehr darum gekümmert haben, wie die Anstrengungen organisiert werden, haben Wissensarbeitsmanager aus einer Kombination historisch bedingter Gründe diese Details traditionell den Einzelnen überlassen. Erst mit der rasanten Ausbreitung der Wissensökonomie in der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts wurde Produktivität plötzlich persönlich.
Diese Kurzsichtigkeit ist ein Fehler. Die Produktivität als individuelle Verpflichtung beizubehalten und uns nur auf die Bereitstellung immer leistungsfähigerer Werkzeuge zu konzentrieren, führte nicht zu einem effizienteren und entspannteren Arbeitstag, sondern ermöglichte es uns stattdessen, noch mehr Aufgaben zu übernehmen, die wir mit noch hektischerer Intensität verfolgen. Es muss nicht so sein. Strukturiertere Regeln zur Festlegung, wer woran arbeiten soll und wie die Zusammenarbeit am besten organisiert werden sollte, könnten uns aus unserem aktuellen Moment der ständigen Überlastung zurückholen.
Hier könnte der Aufstieg prozessorientierter Produktivitätssoftware seine nachhaltigste Wirkung entfalten. Wenn sich Tools wie Monday.com, Trello und Wrike weiter verbreiten, werden sie eine Betonung der Bedeutung der Prozessproduktivität mit sich bringen. Unabhängig davon, ob diese speziellen Anwendungen bestehen bleiben oder nicht, könnte diese neue Denkweise eine willkommene Veränderung für einen Wissenssektor darstellen, der durch die Konzentration auf Werkzeuge statt auf Systeme erschöpft ist. Diese gut finanzierten Softwareunternehmen, die aggressiv darum konkurrieren, das nächste Microsoft zu werden, könnten genau den nötigen starken Anstoß geben, damit die Managerschicht erkennt, dass es bei der Produktivität um mehr geht, als nur darum, ihren Mitarbeitern die neueste Tabellenkalkulations- und Messenger-Software zur Verfügung zu stellen. Die wirklichen Verbesserungen liegen darin, zu überdenken, wie wir unsere Arbeit organisieren, und nicht nur darin, wie schnell wir sie erledigen können. Vielleicht sind wir endlich bereit, diese Realität zu erfahren. ♦