Laut einer Studie verschwenden Büroangestellte jedes Jahr 213 Stunden in Besprechungen, die in einer E-Mail hätten behandelt werden können – das entspricht 27 Arbeitstagen. Da viele davon über Videoanrufe stattfinden, geben 47 Prozent zu, dass sie ihre Kamera ausschalten und mit ihrer Arbeit fortfahren, wenn sie denken, dass sie sinnlos ist.
Es sind jedoch nicht nur Arbeitsaufgaben, die Mitarbeiter während eines langweiligen Telefongesprächs erledigen – 21 Prozent haben Online-Einkäufe getätigt, 17 Prozent haben das Mittagessen zubereitet und 16 Prozent haben das Haus aufgeräumt. Und jeder Zehnte (11 Prozent) hat während eines Arbeitstreffens dreist den Fernseher eingeschaltet.
Mitarbeiter müssen jede Woche durchschnittlich drei unnötige Besprechungen absolvieren, aus denen sie bereits nach 10 Minuten und 36 Sekunden aussteigen.
Die Untersuchung mit 2.000 Büroangestellten wurde von Brother UK in Auftrag gegeben, das sein Meaningful Meeting Manifesto herausgebracht hat, um produktive Meetings und Best Practices zu beleuchten.
Grieg Millar, Chief Revenue Officer des Business-Technologie-Unternehmens, sagte: „Die Teilnahme an einem Meeting, das letztendlich bedeutungslos ist, mag zu diesem Zeitpunkt wie eine belanglose Sache erscheinen – aber diese Anrufe und Nachholtermine summieren sich alle.“
„Die kommerziellen Auswirkungen auf Unternehmen können erheblich sein. Im Wesentlichen ist jede Minute, die Sie in einem unproduktiven Meeting verbringen, eine Minute, die Sie nicht für umsatzgenerierende Aktivitäten aufwenden.
„Deshalb haben wir das Meaningful Meeting Manifesto erstellt, um mehr Unternehmen dabei zu helfen, die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern und sicherzustellen, dass ihre Meetings fokussiert und wertvoll sind und die richtigen Ergebnisse liefern.
„Es geht nicht nur um die verschwendeten Stunden, es geht auch um den kommerziellen Verlust – und Unternehmen, die dies erkennen und ihre Meeting-Kultur ändern, werden neue Möglichkeiten schaffen, produktiver zu sein.“
Die Untersuchung ergab weiter, dass sechs von zehn Befragten der Meinung sind, dass das Thema in der Regel der Hauptgrund dafür ist, dass ein Meeting langweilig wird, während 44 Prozent der Person, die das Meeting leitet, die Schuld daran geben, dass es langweilig wird.
Als Folge dieser wachsenden Feindseligkeit weigerten sich 45 Prozent sogar, an einer Veranstaltung teilzunehmen, weil sie glaubten, dass dies in einer E-Mail hätte vertuscht werden können.
Die Untersuchung ergab, dass Zeit ein wichtiger Faktor dafür ist, ob sich ein Meeting lohnt – 39 Prozent sagen, dass ein Treffen mit Kollegen nicht länger als 30 Minuten dauern sollte.
Und 47 Prozent gaben weiter an, dass es wichtig sei, die Zeitspanne unter einer halben Stunde zu halten, um sicherzustellen, dass sie engagiert und produktiv seien.
Die Tageszeit, zu der Besprechungen und Anrufe geplant sind, kann sich laut der Studie von OnePoll.com auch auf die Langeweile auswirken, so 39 Prozent der Arbeitnehmer, die an Besprechungen teilnehmen.
So geben beispielsweise 38 Prozent an, dass sie eine Einladung zu einem Meeting, das nach 16 Uhr stattfindet, wahrscheinlich nicht annehmen werden.
Dies könnte daran liegen, dass die Hälfte der Büroangestellten zu diesem Zeitpunkt bereits geistig „abgefeiert“ hat und weitere 31 Prozent zwischen 16 und 17 Uhr ihre Werkzeuge niederlegen.
Mike Anderson, ebenfalls von Brother UK, fügte hinzu: „Großbritannien hat ein Problem mit bedeutungslosen Besprechungen – und im Streben nach höherer Produktivität müssen wir mehr Unternehmen dazu bringen, unnötige Anrufe und zeitraubende Besprechungen abzugewöhnen.“
„Indem wir den Status quo von Meetings in Frage stellen, haben wir den Schlüssel zur Schaffung einer produktiveren Arbeitsumgebung in der Hand, indem wir uns auf Zeit, Struktur und bessere Moderation konzentrieren.
„Das Eintreten für klare Ziele, klar definierte Tagesordnungen und Maßnahmen nach der Besprechung verleiht Besprechungen einen Sinn. Die Teilnehmer sind vorbereitet, was zu gezielten Diskussionen und zeitnahen Entscheidungen führt.
„Außerdem trägt es dazu bei, bessere Ergebnisse zu erzielen, wenn man die Teilnehmer kurz hält und die Teilnehmer dann veranstaltet, wenn sie sich am energiereichsten fühlen.
„Unsere Untersuchungen zeigen, dass sich vier von fünf zwischen 9 und 12 Uhr am produktivsten fühlen – was darauf hindeutet, dass dieser Zeitraum für eine effektive Zusammenarbeit maximiert werden sollte.“