Beginnen Sie das Jahr mit einem sauberen Posteingang

E-Mail stinkt. Okay, so schlimm ist es nicht, aber ich erledige die Dinge viel lieber persönlich, in einem Videomeeting oder per Chat. Meine Faustregel: Wenn wir hin und her eine E-Mail bekommen, rufe ich stattdessen Sie an.

Dennoch haben E-Mails ihren Platz und Sie können Ihren Posteingang genauso nützlich gestalten, wie er nur sein kann. Für mich beginnt das mit meinem jährlichen Ritual: Das Ausräumen der alten Post vom Vorjahr. Versuche es.

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Der Trick ist einfach: Archivieren Sie Ihren Posteingang

Sie werden überrascht sein, wie effektiv Sie dadurch etwas digitalen Freiraum zurückgewinnen können.

Na und Ist E-Mail-Archivierung? Im Grunde wird damit alles aufgezeichnet, was Sie gesendet und empfangen haben – Sie haben also immer eine Kopie aller Ihrer Nachrichten und Anhänge – diese liegen jedoch nicht in Ihrem Posteingang.

Natürlich können Sie alle Ihre E-Mails in sorgfältig sortierten Ordnern ablegen, aber wie hoch sind die Chancen, dass Sie mit diesem Organisationsgrad tatsächlich Schritt halten? Das Archivieren ist ein tolles Geschenk, das man sich zu Beginn des neuen Jahres machen kann. Außerdem ist es ein einfacher Neujahrsvorsatz, den man einhalten kann. Klicken Sie einfach auf ein paar Schaltflächen und schon wird Ihr Leben einfacher!

Befolgen Sie diese Schritte, um in Gmail zu archivieren

• Öffnen Sie zunächst Ihr Gmail-Konto auf einem Computer und klicken Sie auf Posteingangsordner auf der Linken.
• Über Ihren E-Mails befindet sich ein leeres Kontrollkästchen. Klicken Sie auf das kleine Pfeil daneben und wählen Sie Alle. Dadurch werden nur die auf dem Bildschirm sichtbaren Konversationen ausgewählt.
• Zu wählen alle Ihre E-Mails, klicken Sie Wählen Sie alle (Anzahl) Konversationen aus im Posteingang. Dann drücken Sie die Archiv Symbol (Ordner mit einem nach unten zeigenden Pfeil).

Es wird einige Zeit dauern, bis Gmail Ihre Anfrage bearbeitet. Sei geduldig. Möglicherweise müssen Sie diesen Schritt einige Male ausführen, um alles zu erhalten.

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Sobald Sie eine Nachricht archiviert haben, können Sie auf klicken Jegliche Post nach links, rechts unter „Posteingang“ und Ihren anderen E-Mail-Ordnern, um es zu finden. Am besten suchen Sie nach einem Begriff, von dem Sie wissen, dass er in der E-Mail vorkommt, oder nach dem Absender.

Verwenden Sie Apple Mail? Hier erfahren Sie, was zu tun ist

• Öffne das Mail-App auf Ihrem Mac. Durchsuchen Sie Ihren Posteingang oder andere Ordner und finden Sie die E-Mails, die Sie aufbewahren möchten. Klicken Sie auf eine E-Mail um es auszuwählen, oder, wenn Sie mehrere haben, halten Sie die Taste gedrückt Befehl Taste und klicken Sie auf jedes einzelne Element, das Sie archivieren möchten.
• Bekam ein ‘Archiv’ Schaltfläche (sieht aus wie ein kleines Kästchen) in der Symbolleiste? Klicken Sie einfach darauf und schon sind Sie goldrichtig. Kein Knopf? Kein Problem. Klicken ‘Nachricht’ oben, dann wählen Sie ‘Archiv’ aus dem Dropdown. Wenn Ihnen Abkürzungen am Herzen liegen, klicken Sie einfach Strg + Befehl + A und diese E-Mails werden direkt in Ihr Archiv gezippt.
• Wohin sind sie gegangen? Gehen Sie rüber zum ‘Archiv’ Ordner. Es befindet sich in der Seitenleiste unter „Postfächer“. Haben Sie mehr als ein E-Mail-Konto? Jeder hat seinen eigenen Archivordner.

Wenn Sie diese E-Mails erneut suchen müssen, klicken Sie einfach darauf ‘Archiv’ Ordner jederzeit aufrufen. Alle Ihre archivierten E-Mails sind dort und stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.

So archivieren Sie E-Mails in Microsoft Outlook

Microsoft Outlook legt archivierte Nachrichten nicht in einem separaten Ordner ab. Stattdessen gelangen sie direkt zu einer Datendatei, auf die Sie jederzeit zugreifen können.

• Wählen Datei > Bereinigungstools > Archivdann schlagen Archivieren Sie diesen Ordner und alle Unterordner. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie archivieren möchten. In diesem Fall Ihr Posteingang.
• Geben Sie unter Archivelemente älter als Ihre ein Datum. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise alles vor 2012 archivieren. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Fügen Sie Elemente mit „Nicht automatisch archivieren“ hinzu. Klicken OKund schon kann es losgehen.

Sie werden sehen, dass E-Mails aus Ihrem Posteingang und Ihren Unterordnern verschwinden. Jetzt befinden sie sich unter der Überschrift „Archive“.

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Ihr Posteingang sollte makellos sauber sein

Da Sie nun mein Geheimnis kennen, wird Ihr Posteingang zu Beginn des neuen Jahres mit Sicherheit viel aufgeräumter aussehen. Befürchten Sie, dass Sie etwas verpasst haben? Hier ist mein Tipp: Wenn ja Wirklich Wichtig, diese Person wird Ihnen erneut eine E-Mail senden.

Denken Sie nebenbei daran, dass E-Mails auch dann vorgeladen werden können, wenn Sie sie archivieren. Da wir keine Rechtsberatung anbieten, wenden Sie sich bei Fragen hierzu am besten an einen Anwalt.

Yahoo nutzen? Ich habe Schritte zur Archivierung hier auf der Website.

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