E-Mail ist ein unbestreitbar nützliches Kommunikationsmittel, aber wenn sie unsachgemäß verwendet wird, kann sie sich in einen zeitraubenden, aufmerksamkeitsraubenden, ständig aktiven Stressverursacher verwandeln, der eher eine Belastung als ein Vorteil darstellt. Wenn Sie jeden Tag Angst vor Ihrem Posteingang haben, sehen Sie sich diese Liste mit professionellen Techniken an, die Ihnen helfen können, das Skript umzudrehen und E-Mails wieder in das Produktivitätstool zu verwandeln, das es sein soll.
Legen Sie Ihre Off-Hour fest (und übertragen Sie sie)
Um zu verhindern, dass sich E-Mails in die arbeitsfreie Zeit Ihres Lebens einschleichen, ist es eine gute Idee, außerhalb der Arbeitszeiten zu arbeiten – nicht nur, indem Sie sich mental verpflichten, zu bestimmten Tageszeiten keine E-Mails zu lesen, oder sogar die Nicht-Stören-Einstellungen aktivieren um E-Mail-Benachrichtigungen zu blockieren (was auch eine gute Idee ist), aber auch, indem Sie Ihre Abwesenheitsantwort so einstellen, dass sie nach der Arbeitszeit aktiviert wird. Dies hilft, Erwartungen zu bewältigen und Grenzen mit Ihren Mitarbeitern zu setzen, ohne jedoch die Kommunikation vollständig zu blockieren, wenn etwas Dringendes auftaucht.
Es kann anfangs etwas nervig sein, wenn Sie es gewohnt sind, zu jeder Tageszeit E-Mails abzurufen, aber im Laufe der Zeit werden Sie feststellen, dass das Abrufen von E-Mails zu bestimmten Tageszeiten Sie dazu ermutigt, konzentrierter und effizienter zu sein. Zeit, die Sie blockiert haben.
Übernimm die Kontrolle über die Trittfrequenz
Ähnlich wie wenn Sie Ihre E-Mails nicht außerhalb der Geschäftszeiten abrufen, ist es auch nicht ideal, Ihren Posteingang den ganzen Tag über ständig zu überprüfen. E-Mail sollte nicht als Echtzeit-Chat-Anwendung verwendet werden – dafür gibt es Slack und Microsoft Teams. Wenn es für Sie nicht wichtig ist, E-Mails sofort zu erhalten, ist es möglicherweise ratsam, Ihre Posteingangseinstellungen so anzupassen, dass neue Nachrichten nur zu festgelegten Zeiten eingehen. Bei den meisten gängigen E-Mail-Clients können Sie heutzutage anpassen, wie oft Ihr Posteingang neue Nachrichten abruft, und das Herunterwählen der Häufigkeit kann Wunder für Ihre Produktivität bewirken. Abgesehen davon, dass E-Mails weniger ablenkend sind, können Sie durch die strategische Einstellung der Kadenz Teile Ihres Zeitplans für die E-Mail-Korrespondenz effektiver blockieren.
So wird es für Outlook und Mail für Mac gemacht.
Aggressiv von Listen abmelden
Unerwünschte, irrelevante E-Mails von Mailinglisten sind eine lästige Tatsache, aber wenn Sie nur auf die Schaltfläche Löschen klicken, tun Sie sich selbst keinen Gefallen. Anstatt diese Nachrichten einfach zu löschen, lohnt es sich, sich ein paar Sekunden länger zu nehmen, um sich vollständig von der Mailingliste abzumelden. Es dauert etwas länger, aber diese zusätzlichen Klicks werden sich in Zukunft verzehnfachen, da Sie sich die Mühe ersparen, immer mehr unerwünschte E-Mails zu löschen, die Ihren Posteingang verstopfen.
Einige moderne E-Mail-Clients erleichtern Ihnen diesen Vorgang und erkennen automatisch Mailinglistennachrichten und bieten eine leicht zu findende Schaltfläche zum Abmelden an. Aber selbst wenn Ihr E-Mail-Client nicht über diese Funktion verfügt, lohnt es sich dennoch, zum Ende der Nachricht zu scrollen und manuell nach einem Abmeldelink zu suchen. Wenn alles andere fehlschlägt und kein Abmeldelink vorhanden ist, lohnt es sich oft, eine kurze Antwort-E-Mail zu versenden, in der der Absender einfach aufgefordert wird, „bitte von Ihrer Liste zu entfernen“.
Verwenden Sie einen Autovervollständiger
Vorschläge zur automatischen Vervollständigung (wie Smart Compose von Gmail) sind wohl eine der besten Funktionen, die in letzter Zeit zu E-Mail-Software hinzugefügt wurden. Wenn Sie nicht vertraut sind, funktionieren sie im Grunde, indem sie gängige Wörter und Sätze vorhersagen, die Sie normalerweise verwenden, und sie dann als Vorschläge anbieten, die Sie mit einem einzigen Tastendruck eingeben können. Die Guten lernen Ihren Schreibstil, je öfter Sie sie verwenden, und können mit der Zeit fast unheimlich genau werden.
Um ganz ehrlich zu sein, werden Sie mit automatischen Vervollständigungsvorschlägen wahrscheinlich nicht mehr als ein paar zusätzliche Minuten pro Woche sparen, aber sie können Wunder bewirken, um den mentalen Aufwand zu reduzieren, der zum Verfassen einer E-Mail erforderlich ist – insbesondere, wenn Sie Schwierigkeiten haben, die richtigen zu finden Weise etwas zu formulieren. Die Vorschläge können auch als hilfreiche Erinnerung dienen, um die Dinge kurz und bündig zu halten.
Erfahren Sie, wann Sie E-Mails überspringen und zum Telefon greifen sollten
Eine der besten E-Mail-Fähigkeiten, die Sie möglicherweise entwickeln können, ist die Fähigkeit zu erkennen, wann E-Mails – und was noch wichtiger ist, wann nicht – die ideale Kommunikationsmethode für eine bestimmte Situation ist. In vielen Fällen ist E-Mail vorzuziehen, da sie asynchron ist, durchdachtere Antworten ermöglicht und eine Papierspur hinterlässt – was sie für bestimmte Arten von Nachrichten ideal macht. Aber für weniger formelle Gespräche ist E-Mail möglicherweise nicht der beste Ort für die Kommunikation. Wenn Ihre Kommunikation nicht unbedingt protokolliert werden muss, ist es oft schneller und effektiver, eine kurze Slack-Nachricht abzufeuern oder sogar zum Telefon zu greifen. Das Anrufen von Personen ist in bestimmten Arbeitssituationen manchmal verpönt, aber bei strategischer Verwendung überwiegen die Vorteile (zusätzliche Geschwindigkeit, Klarheit und die Fähigkeit, Ton und Tonfall zur Übermittlung von Informationen zu verwenden) die Kosten.
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