Im September stimmten die Mitarbeiter des Search Engine Journal dafür, einen Probelauf eines viertägigen Arbeitswochenprogramms zu genehmigen!
Wir führen das Programm in Partnerschaft mit 4 Day Week Global als sechsmonatiges Pilotprojekt durch.
Einer der wichtigsten Grundsätze der internen Studie ist, dass sie von den Mitarbeitern geführt wird – weshalb die Führung um eine Mitarbeiterabstimmung über den Beginn der Studie bat. Die Führung ernannte auch einen Ausschuss von Mitarbeitern, um Bedenken anzuhören und eine Richtlinie in Bezug auf die Studie umzusetzen.
Wir nähern uns der Hälfte unserer Prüfung, und ich wollte über einige der Erfolge und Herausforderungen schreiben, denen wir bisher begegnet sind.
Wenn Sie darüber nachdenken, eine viertägige Arbeitswochen-Testversion für Ihr Unternehmen einzuführen, hoffe ich, dass diese Informationen Ihnen bei der Vorbereitung helfen können!
Das Vier-Tage-Arbeitswochenprogramm
Das viertägige Arbeitswochenexperiment hat einige wichtige Grundsätze:
- Es muss für alle funktionieren.
- Die Leute sollten nicht versuchen, auf andere Weise mehr Zeit in ihre Woche zu stecken. Es sollte 100 % Gehalt, 80 % Zeit und 100 % Produktivität sein.
- Das Endergebnis sollte das Leben während der Arbeitswoche besser und weniger stressig machen – nicht stressiger.
Die größten Herausforderungen bei einer Vier-Tage-Arbeitswoche
Wenn Sie diesen Artikel lesen, gehe ich davon aus, dass Sie bereits von den potenziellen Vorteilen einer viertägigen Arbeitswoche überzeugt sind.
Wir haben viele Vorteile erfahren, und ich werde sie in einem zukünftigen Artikel durchgehen.
Kommen wir gleich zu den Herausforderungen, die wir mit dem Pilotprogramm entdeckt haben, und zu den Lösungen, die wir bisher implementiert haben.
Eine viertägige Arbeitswoche hat unterschiedliche Auswirkungen auf verschiedene Teams
Teams, die mit externen Personen zu tun haben, haben möglicherweise eine schwierigere Anpassung an Vier-Tage-Wochen.
Nach außen gerichtete Teams wie Vertrieb, Account Management und Medien verlieren einen Tag, an dem ihre Kontakte wichtige oder zeitkritische Nachrichten senden könnten.
Wenn der Zeitplan Ihres Unternehmens nicht effektiv kommuniziert wird, kann dies zu Frustration und verpassten Fristen führen.
Diese Teams haben möglicherweise zusätzliche Bedenken hinsichtlich der KPIs, für die sie verantwortlich sind, und ob sie Bereitschaftsdienst benötigen, um sich mit dringenden Problemen zu befassen, die an arbeitsfreien Tagen auftreten.
Wir haben uns entschieden, der Versuchung zu widerstehen, Problemumgehungen zu finden, die sicherstellen, dass wir die Abdeckung für die ganze Woche aufrechterhalten.
Dies funktioniert möglicherweise nicht für Ihr Unternehmen. Wie 4 Day Week Global sagt, gibt es keine Lösung, die für jedes Unternehmen funktioniert.
Wir diskutierten ausführlich über die Möglichkeit, unterschiedliche Teams oder unterschiedliche Mitarbeiter mit unterschiedlichen Zeitplänen arbeiten zu lassen.
Vier-Tage-Wochen sind jedoch eine schwierige Anpassung, und je komplizierter Sie es intern machen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie keine vollständige Implementierung im gesamten Unternehmen erhalten.
Viele Unternehmen haben Mitarbeiter, die das Gefühl haben, dass es notwendig ist, Überstunden zu leisten.
Um alles fair zu halten und zu verhindern, dass einige Mitarbeiter zusätzliche Lasten übernehmen, haben wir beschlossen, dass alle denselben Tag freinehmen und ihn als Feierabend durchsetzen sollten – zumindest für die Dauer unseres Prozesses.
Es gab einige Situationen, in denen Leute an einem Freitag zusätzliche Zeit investierten (ich habe es getan, wenn auch nur zweimal), aber im Allgemeinen stellen wir fest, dass die Versuchung weniger groß ist, wenn alle am selben Tag beobachten. Es ist einfacher, die kulturelle Botschaft aufrechtzuerhalten, dass wir an einem einzigen Tag geschlossen sind.
Wie lösen Sie also die Probleme, auf die externe Teams stoßen werden?
Klare Kommunikation ist unsere Antwort. Machen Sie Ihren neuen Zeitplan öffentlich und wenden Sie sich an alle externen Interessengruppen, um sie zu informieren.
Sie müssen ständig Erinnerungen senden. Es ist gut, die Informationen auf Ihrer Website, in E-Mail-Signaturen und in allen Boilerplate-Nachrichten zu platzieren, die Sie extern senden.
Dies erfordert die Unterstützung der Führung und jedes Mitarbeiters, um sicherzustellen, dass nach außen gerichtete Teams nicht stärker belastet werden als andere.
Wir sind noch dabei, dies umzusetzen. Unterschiedliche Teams haben unterschiedliche Kommunikationsaufgaben.
Eine viertägige Arbeitswoche wirkt sich unterschiedlich auf Teilzeit- und Stundenbeschäftigte sowie Auftragnehmer aus
Für Angestellte ist die Berechnung der Vier-Tage-Woche ziemlich einfach: 100 % Gehalt, 80 % Zeit, 100 % Produktivität.
SEJ beschäftigt Mitarbeiter auf der ganzen Welt und hat eine Vielzahl unterschiedlicher Verträge und Vereinbarungen. Wir haben einige Vollzeit-Auftragnehmer, einige Teilzeit-Auftragnehmer und sogar einige stündliche Vereinbarungen.
Wie sicherzustellen ist, dass die Vier-Tage-Woche für alle Beteiligten gleichermaßen von Vorteil ist, ist eine Herausforderung, der wir uns weiterhin stellen.
Unsere Priorität ist ein mitarbeitergeführter Umgang mit diesen Fragen.
Da wir so viele verschiedene Arten von Beschäftigungsvereinbarungen haben, ist die Frage, wie das Programm für jede Art von Mitarbeiter am besten verwaltet werden kann, ein ständiges Gespräch, und Vertragsangestellte sind im internen Ausschuss vertreten, der während des Prozesses Grundsatzentscheidungen trifft.
Wir haben verschiedene Meinungen darüber gefunden, wie die verschiedenen Regelungen am besten gehandhabt werden können, und der Betriebsrat hat der Führung einige Möglichkeiten vorgestellt.
Wir haben vorhandene Informationen von 4 Day Week Global, insbesondere einige seiner Fallstudien, als Leitfaden für unsere Gespräche verwendet.
Schaffen Feiertage Drei-Tage-Wochen?
In der zweiten Testwoche endeten wir mit einer Drei-Tage-Woche.
Das sorgte für einiges an Frustration und Besorgnis. Diese Verlängerung der Kurzarbeit übt großen Druck auf Mitarbeiter aus, die Leistungskennzahlen erfüllen müssen.
Ein Teil des Problems ist, dass wir eine Richtlinie hatten, die die Einhaltung von Feiertagen, die auf Wochenenden fallen, auf Wochentage verlegte. Wir hielten freitags Samstagsferien und montags Sonntagsferien ein.
Mit der Vier-Tage-Woche haben wir beschlossen, diese Richtlinie zu ändern.
Feiertage, die auf Freitage und Samstage fallen, werden während der Arbeitswoche nicht mehr eingehalten. Feiertage, die unter die Woche fallen, und solche, die auf Sonntage fallen, führen weiterhin zu arbeitsfreien Tagen.
Auf diese Weise können die Mitarbeiter immer noch von der gelegentlichen extra kurzen Woche profitieren, aber wir schaffen nicht zu viele stressige Wochen mit weniger Zeit, um Dinge zu erledigen.
Vier-Tage-Wochen verschärfen bestehende Produktivitätsprobleme – das ist eigentlich gut
Wenn Sie Probleme mit Ihrem Arbeitsablauf oder Ihrer Produktivität haben, werden diese durch das Experimentieren mit Vier-Tage-Wochen dringend.
Und das ist gut.
Es ist leicht, sich so sehr mit der täglichen Arbeit und den wichtigsten Fristen zu beschäftigen, dass Ihre Haushaltsführung darunter leidet. Ob einzelner Mitarbeiter, Team oder Unternehmen, es ist schwierig, Zeit zu finden, um die Effizienz zu verbessern und Hindernisse zu beseitigen.
Der Verlust eines Tages macht diese Arbeit dringend und notwendig. Es zeigt Ihnen auch, wo die größten Schmerzpunkte liegen.
Das kann ein kleiner Schock sein. Wenn Sie einen bestimmten Prozess haben, der viel Zeit in Anspruch nimmt (wie, ich weiß nicht, Meetings), wird es für alle Beteiligten plötzlich viel problematischer.
Wir fanden dies sehr informativ und es war ein großer Schub, den wir alle brauchten, um als Team Ineffizienzen anzugehen.
Wir arbeiten noch daran. Das Problem mit weniger Zeit ist, dass Sie weniger Zeit haben.
Aber hier sind wir der Meinung, dass unsere mitarbeitergeführten Bemühungen entscheidend sind: Unser Mitarbeiterausschuss, der das Programm überwacht, wurde ermächtigt, Entscheidungen zu treffen und Ziele zu setzen. Alle Mitarbeiter wurden eingeladen, ihre Erfahrungen, Probleme und Vorschläge über eine anonymisierte Vorschlagsbox zu teilen.
Damit dieses Programm funktioniert, brauchen Sie die Wahrheit:
- Wer hat das Gefühl, Überstunden machen zu müssen?
- Wer ist mehr gestresst wegen des Programms und warum?
- Hat jemand das Gefühl, dass die Umsetzung unfair war?
Dies sind keine Wahrheiten, denen jeder seinen Namen geben oder die er direkt in die Führung übernehmen wird.
Aus diesem Grund hielt SEJ es für wichtig, einen Ausschuss von Mitarbeitern aus mehreren Ebenen zu haben, der befugt ist, nicht nur die Bedenken der Mitarbeiter anzuhören, sondern auch Entscheidungen über das Programm zu treffen.
Wie funktioniert die Vier-Tage-Arbeitswoche von SEJ?
Wie Sie sehen können, hatten wir viele Herausforderungen! Das Obige ist keine vollständige Liste der Hindernisse und Stolpersteine, die wir auf unserem Weg hatten.
Wir sind ungefähr in der Mitte des Programms und obwohl wir noch viele Probleme zu lösen haben, ist die allgemeine Stimmung positiv.
Wir haben definitiv einige große Fragen zu beantworten und einige große Workflow-Probleme zu lösen.
Die viertägige Arbeitswoche gibt uns nicht nur mehr Kontrolle über unser Privatleben, sondern drängt uns auch dazu, bestehende Probleme zu lösen, die wir sonst vielleicht nicht priorisiert hätten.
Wir sammeln laufend Feedback von allen Teammitgliedern zum Programm. Ich werde bald ein Update schreiben, um einige der Ergebnisse zu diskutieren.
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Beitragsbild: Paulo Bobita/Search Engine Journal