10 Tipps zur Steigerung der Produktivität

Nur wenige Marken wie Google sind zu alltäglichen Wörtern in unserer Alltagssprache geworden. Slack ist eines der anderen wenigen, denen diese Ehre zuteil wurde. Während ein Teamkollege Tipps googelt, um einen Haken zu finden, sagt ein anderer nach, dass die Lösung gesucht wird.

Für viele hat Slack die E-Mail als dominierendes Kommunikationsmittel abgelöst. Und so wie einige mit unüberschaubaren E-Mail-Posteingängen kämpfen, versuchen viele andere, ihren Slack zu zähmen.

Hier sind also 12 praktische Tipps, um das Beste aus Slack herauszuholen und es zu nutzen, um das zu verbessern, was Sie mit dem Rest Ihrer Programmsuite tun.

1. Legen Sie Erinnerungen für wichtige Aufgaben in Kanälen oder Direktnachrichten fest

Sie haben wahrscheinlich Slack-Erinnerungen verwendet oder davon gehört. Um jemanden daran zu erinnern, während Sie immer im Urlaub sind, oder einfach, damit Sie diese Optimierung nicht vergessen, planen Sie eine Erinnerung, um über wichtige Aufgaben auf dem Laufenden zu bleiben.

Verwende den Slash-Befehl, um Erinnerungen in Channels oder Direktnachrichten einzurichten.

Anmerkung des Herausgebers: Es gibt drei Arten von Slash-Befehlen: die von Slack erstellten, die von Drittanbieter-Apps erstellten und die von Ihrer Organisation benutzerdefinierten. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Slash-Befehle für Slack verwenden.

2. Erstellen Sie Schlüsselwortbenachrichtigungen für bestimmte Updates

Fühlen Sie sich überwältigt von all den Benachrichtigungen aus den unzähligen Kanälen, die wichtig, aber zu zeitaufwändig sind, um sie zu verfolgen? Sie können die Kanäle beim Einrichten von Stichwortbenachrichtigungen stumm schalten, sodass Sie nur benachrichtigt werden, wenn bestimmte Begriffe vorkommen.

Öffnen Sie den Abschnitt „Benachrichtigungen“ unter Ihren Slack-Einstellungen und wählen Sie den Abschnitt „Meine Schlüsselwörter“, um Ihre Liste einzurichten. Wenn neue Projekte anstehen und andere abgeschlossen sind, verfeinern Sie Ihre Keyword-Liste, um nur die relevantesten Updates zu erhalten.

3. Planen Sie ein Meeting, ohne Slack zu verlassen

Das Wechseln zwischen Programmen oder Apps ist vielleicht die größte Zeitverschwendung. Das Planen von Besprechungen ist wohl eine der häufigsten täglichen Aufgaben. Gute Nachrichten: Sie können dies tun, ohne Slack zu verlassen, und weniger hektische Tage haben.

Zuerst müssen Sie die Google Slack Calendar- oder die Outlook Slack Calendar-App herunterladen. Klicken Sie dann beim Chatten mit einem Kontakt auf das Blitzsymbol für ein Menü mit der Option, das Meeting zu planen.

4. Halten Sie Schlüsselpersonen und Kanäle an der Spitze

Um das Scrollen und Suchen nach wichtigen Kontakten zu vermeiden, verwenden Sie die Sternfunktion, um eine Person oder einen Kanal zu sperren, sodass sie immer ganz oben angezeigt werden. Eine Kategorie mit Stern wird dann in Ihrem linken Navigationsbereich angezeigt, um Ihnen bei der Priorisierung der Kontakte oder Kanäle zu helfen, die Sie nie verpassen möchten.

5. Integrieren Sie Ihre E-Mails in Slack

Es ist oft einfacher, etwas als Gruppe über Slack zu besprechen als per E-Mail, insbesondere wenn zahlreiche Empfänger involviert sind. Slack kann hier helfen, indem es die Fähigkeit von Slack nutzt, eingehende E-Mails zu empfangen.

Richten Sie eine E-Mail-Adresse ein, die Slack als Empfänger verwenden kann. Leiten Sie die E-Mail dann entweder automatisch oder manuell an diese Adresse weiter. Dann erhalten Sie (oder die Empfänger des Slack-Kanals, wenn Sie einen Kanal verwenden) die E-Mail innerhalb des Kanals und können sich alle leichter einschalten.

6. Sortieren Sie Slack-Kanäle zum schnellen Durchsuchen in Abschnitte

Ein weiterer organisatorischer Hack besteht darin, Kanäle zu Gruppen zusammenzufassen. Einige gängige Gruppierungsansätze bestehen darin, Kanäle nach Team, Projektthema oder Lieferfrist zu organisieren.

Da Abschnitte bearbeitet werden können, können Sie Kanäle von einer Gruppierung in eine andere verschieben, so wie Sie E-Mails von einem Ordner in einen anderen verschieben würden.

Mit Kanälen, die in Abschnitte gruppiert sind, können Sie dann alle bis auf den wichtigsten Abschnitt minimieren und Ihre Aufmerksamkeit auf die Konversationen richten, die am wichtigsten sind.

7. Senden Sie Nachrichten direkt aus einem beliebigen Textfeld mit /msg

Wäre es nicht schön, nicht nach einem Kontakt suchen zu müssen, um ihm eine Nachricht zu senden? Das ist tatsächlich möglich. Senden Sie mit dem Befehl /msg aus einem beliebigen Textfeld eine Nachricht an jeden.

8. Nutzen Sie den Workflow Builder, um häufige Anfragen zu rationalisieren

Wenn dir oft dieselben Fragen gestellt werden, verwende den Workflow-Builder von Slack, um Aufnahmeformulare zu erstellen.

Dadurch sparen Sie nicht nur Zeit, da Sie alle benötigten Informationen auf einmal erhalten, sondern helfen der anfragenden Partei auch zu verstehen, was Sie benötigen, um ihnen zu helfen. Kein Hin und Her mehr, um unzusammenhängende Informationen zu sammeln. Holen Sie sich alles auf einmal und wiederholen Sie das für alle anderen, die nachfragen.

9. Verwenden Sie Slack mit Ihren Manage Project Management Tools

Obwohl alle Projektmanagement-Tools gut gemeint sind, bringen sie die Herausforderung mit sich, dass sie zusätzlich zur Verwaltung des Projekts, das sie rationalisieren sollen, verwaltet werden müssen. Manchmal scheint es, dass die Verwaltung des Projektmanagement-Tools genauso viel Arbeit macht wie das Projekt selbst.

Slack kann auch die Notwendigkeit verringern, auf zwei separaten Plattformen zu arbeiten, indem Benachrichtigungen von Projektmanagement-Tools zugelassen werden.

Die meisten von ihnen – wie Asana, Trello oder Monday.com – verfügen über Integrationen mit Slack, die doppelte Benachrichtigungen unterstützen, wobei Benachrichtigungen an Slack gehen und nicht nur in der eigenen Benutzeroberfläche des Projektmanagementanbieters angezeigt werden.

10. Erhalten Sie Updates über einen RSS-Feed-Link

In seltenen Fällen möchtest du vielleicht sogar mehr Slack-Updates. Wenn ein Anbieter einen neuen Service einführt, macht ein Kunde eine wichtige Ankündigung oder bei großen Ereignissen wie dem Super Bowl oder Wahlen. Möglicherweise benötigen Sie alle Updates, die Sie möglicherweise sammeln können.

Ein RSS-Feed ist in diesen Fällen eine große Hilfe. Noch besser ist ein RSS-Feed, der direkt mit Ihrem Slack verbunden ist, wo Sie sie nahtlos an Kollegen weiterleiten oder als Referenz speichern können. Möglicherweise funktionieren nicht alle RSS-Feeds mit Slack, aber sie können auf diejenigen verweisen, die dies tun.

Fazit

Gehen Sie optimistisch an das Jahr 2023 und Ihre nächste Slack-Begegnung heran. Vergessen Sie nie, Ihre Pflanze zu gießen, verpassen Sie den Gewinnanruf Ihres Kunden und reduzieren Sie die Benachrichtigungen auf diejenigen, die wirklich wichtig sind, mit Top-of-Mind-Keywords.

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Beitragsbild: Kaspars Grinvalds/Shutterstock