Aber einige der schlimmsten Treffen entstehen aus den besten Absichten. In seiner Abhandlung der Superlative über effektive Kommunikation am Arbeitsplatz von 1976, „How to Run a Meeting“, warnt der britische Schriftsteller Antony Jay vor solchen Gefahren, wie z. („Es gibt nur einen Weg, um sicherzustellen, dass ein Meeting pünktlich beginnt, und zwar pünktlich“, schrieb Herr Jay.)
In wahnsinnigen Details skizzierte Mr. Jay, was dem Leser etwa 500.000 mögliche Variationen von Versammlungsart, Zielen, Führungstaktiken, Diskussionsstrukturen, Sitzordnungen usw , zur Produktivität — immer mehr wie aus einer Lithographie von Escher. Doch Mr. Jay ist nicht standardmäßig für das Sammeln. Ein Treffen sei nur gerechtfertigt, schrieb er, wenn die Folgen einer Nichtabhaltung schwerwiegend genug seien.
Tsedal Neeley, Professor für Betriebswirtschaftslehre an der Harvard Business School, machte die moderne Meetingschwemme mit der Annahme verantwortlich, dass der beste Weg, um zu kommunizieren, verbal ist.
“All diese Treffen”, sagte sie, “ich wette, ich verspreche Ihnen: 50 Prozent davon können weggehen, wenn die Leute den Mut haben.”
Bei der Auswahl eines Kommunikationsformats riet Dr. Neeley, zwei Kriterien zu berücksichtigen: Erstens müssen alle Parteien gleichzeitig im selben Raum anwesend sein, um die Informationen auszutauschen? Zweitens, werden die Informationen durch „Lean Media“ (die textbasiert sind) oder „Rich Media“ (die nonverbalen Kontext beinhalten) besser verstanden werden?
Instant-Messaging-Apps, so Dr. Neeley, sind sowohl „synchron“ (für die gleichzeitige Teilnahme konzipiert) als auch „schlank“ (hauptsächlich textgesteuert), was sie ideal für eine einfache Koordination macht. Ob persönlich oder per Video-Chat, Meetings seien synchron und reichhaltig – ideal für komplexe Koordinations- und Verhandlungsaufgaben.
Kurz gesagt, ein Meeting kann gut sein – aber nur, wenn es ein Meeting sein muss.
Beratungsgespräche sollten klein sein, sagte Dr. Neeley – nicht mehr als sechs Personen, um das Risiko des „sozialen Faulenzens“ zu verringern, an dem Personen teilnehmen, aber nicht daran teilnehmen.